Método DELPHI

Dentro de la Planeación, segunda fase de la Gerencia de proyectos bajo el enfoque PMI, se debe realizar la recopilación de requerimientos para lo cual se puede hacer uso de diferentes herramientas como entrevistas, grupos de opinión, talleres orientados, mapas mentales, tormenta de ideas, encuestas, prototipos, método Delphi, este último del que se hablará a continuación.

METODO DELPHI

Definición: Método de estructuración de un proceso de comunicación grupal que es efectivo a la hora de permitir a un grupo de individuos, como un todo, tratar un problema complejo. (Linstone y Turoff (1975). Inicios: El primer estudio de Delphi fue realizado en 1950 por la Rand Corporation para la fuerza aérea de Estados Unidos, y se le dio el nombre de Proyecto Delphi, cuyo objetivo fue la aplicación de la opinión de expertos a la selección de un sistema industrial norteamericano óptimo y la estimación del número de bombas requeridas para reducir la producción de municiones hasta un cierto monto.

Objetivo: Este método pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo un grupo. De esta forma se espera obtener un consenso lo más fiable posible del grupo de expertos. Características: 1. Anonimato, durante la aplicación del método ningún experto conoce la identidad de los otros que componen el grupo de debate. Esto tiene una serie de aspectos positivos como, impedir la posibilidad de que un miembro del grupo sea influenciado por la reputación de otro de los miembros o por el peso que supone oponerse a la mayoría. La única influencia posible es la de la congruencia de los argumentos; permitir que un miembro pueda cambiar sus opiniones sin que eso suponga una pérdida de imagen; el experto puede defender sus argumentos con la tranquilidad que da saber que en caso de que sean erróneos, su equivocación no va a ser conocida por los otros expertos. 2. Iteración y realimentación controlada, esta se consigue al presentar varias veces el mismo cuestionario, además, se van presentando los resultados obtenidos con los cuestionarios anteriores, se consigue que los expertos vayan conociendo los distintos puntos de vista y puedan ir modificando su opinión si los argumentos presentados le parecen más apropiados que los suyos. 3. Respuesta del grupo en forma estadística, la información que se presenta a los expertos no es sólo el punto de vista de la mayoría, sino que se presentan todas las opiniones indicando el grado de acuerdo que se ha obtenido.

Terminología: - Circulación, cada uno de los sucesivos cuestionarios que se presenta al grupo de expertos; - Cuestionario, es el documento que se envía a los expertos, no es sólo un documento que contiene una lista de preguntas, sino que es el documento con el que se consigue que los expertos interactúen, pues en él se presentarán los resultados de anteriores circulaciones; - Panel, conjunto de expertos que toma parte en el Delphi; - Moderador, la persona responsable de recoger las respuestas del panel y preparar los cuestionarios.

Criterios de eficacia: - Número de ideas: alto

- Calidad de las ideas: alta

- Presión social: baja

- Tiempo/costos: alto

- Orientación a las tareas: alta

- Posibilidad de conflicto interpersonal: baja

- Sensación de logro: moderada

- Compromiso con la solución: bajo

- Aumento de la cohesión del grupobaja

Limitaciones: - Poca seguridad

- Sensibilidad de resultados debido a ambigüedad de las preguntas.

- Dificultad para establecer el grado de experiencia de los miembros del panel.

- Imposibilidad de tomar en cuenta lo inesperado.

- Grandes retrasos por las repeticiones del proceso.

- Los expertos pueden equivocarse.

- El consenso no garantiza que la elección sea la buena.

Fases: En la aplicación del método Delphi se debe iniciar con una etapa preliminar y cuatro circulaciones:

Etapa preliminar, consta de los siguientes pasos, 1. Delimitar el contexto y el horizonte temporal en el que se desea realizar la previsión sobre el tema en estudio. 2. Seleccionar el panel de expertos y conseguir su compromiso de colaboración, las personas que sean elegidas no sólo deben ser grandes conocedores del tema sobre el que se realiza el estudio, sino que deben presentar una pluralidad en sus planteamientos, esta pluralidad debe evitar la aparición de sesgos en la información disponible en el panel. 3. Explicar a los expertos en qué consiste el método, con esto se pretende conseguir la obtención de previsiones fiables, pues los expertos van a conocer en todo momento cuál es el objetivo de cada uno de los procesos que requiere la metodología.

Circulaciones, 1. El primer cuestionario es desestructurado, no existe un guión prefijado, sino que se pide a los expertos que establezcan cuáles son los eventos y tendencias más importantes que van a suceder en el futuro referentes al área en estudio. Cuando los cuestionarios son devueltos, se realiza una labor de síntesis y selección, obteniéndose un conjunto manejable de eventos, en el que cada uno está definido de la forma más clara posible, este conjunto formará el cuestionario de la segunda circulación. 2. Los expertos reciben el cuestionario con los sucesos y se les pregunta por la fecha de ocurrencia, una vez contestados, los cuestionarios son devueltos al moderador, que realiza un análisis estadístico de las previsiones de cada evento; el análisis se centra en el cálculo de la mediana. El moderador confecciona el cuestionario de la tercera circulación que comprende la lista de eventos y los estadísticos calculados para cada evento. 3. Los expertos reciben el tercer cuestionario y se les solicita que realicen nuevas previsiones. Si se reafirman en su previsión anterior y ésta queda fuera de los márgenes entre los cuartiles inferior y superior, deben dar una explicación del motivo por el que creen que su previsión es correcta y la del resto del panel no, estos argumentos se realimentarán al panel en la siguiente circulación. Al ser estos comentarios anónimos, los expertos pueden expresarse con total libertad sin estar sometidos a los problemas que aparecen en las reuniones cara a cara. Cuando el moderador recibe las respuestas realiza de nuevo el análisis estadístico y organiza los argumentos dados por los expertos cuyas previsiones se salen de los márgenes intercuartiles. El cuestionario de la cuarta circulación va a contener el análisis estadístico y el resumen de los argumentos. 4. Se solicita a los expertos que hagan nuevas previsiones, teniendo en cuenta las explicaciones dadas por los expertos, se pide a todos los expertos que den su opinión en relación con las discrepancias que han surgido en el cuestionario, cuando el moderador recibe los cuestionarios, realiza un nuevo análisis y sintetiza los argumentos utilizados por los expertos. Teóricamente, ya habría terminado el Delphi, quedando tan sólo la elaboración de un informe en el que se indicarían las fechas calculadas a partir del análisis de las respuestas de los expertos y los comentarios realizados por los panelistas. Sin embargo, si no se hubiese llegado a un consenso, existiendo posturas muy distantes, el moderador debería confrontar los distintos argumentos para averiguar si se ha cometido algún error en el proceso.

Como ejemplo se muestra a continuación un diagrama que permite ver el proceso Delphi